การส่งเอกสารทางโทรสารอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่มีอะไรยากในเรื่องนี้ การส่งเอกสารทางโทรสาร การดำเนินการอัลกอริธึมของการดำเนินการหลายอย่างที่ใช้เวลาไม่นานและจดจำได้อย่างรวดเร็วก็เพียงพอแล้ว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นแรก คุณต้องเตรียมเอกสารที่จะส่งทางแฟกซ์ ตามกฎแล้วข้อความของเอกสารจะถูกพิมพ์บนกระดาษ A4 แต่เครื่องแฟกซ์บางรุ่นยังรองรับขนาดเอกสารขั้นต่ำ - 128 มม. x 128 มม. โดยปกติ เครื่องที่รองรับรูปแบบนี้มีตัวปรับขนาดเอกสารในตัว ดังนั้นหลังจากพิมพ์เอกสารในรูปแบบที่ต้องการแล้ว ให้ตรวจสอบอย่างละเอียด คุณภาพการพิมพ์ของข้อความควรดีพอเพื่อให้ผู้รับไม่มีปัญหาในการแยกวิเคราะห์ข้อความ หากหมึกเลอะบนเอกสารหลังการพิมพ์ เป็นการดีกว่าที่จะใช้บริการเครื่องพิมพ์อีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 2
เปิดถาดป้อนเอกสารเพื่อใส่เอกสารที่จะส่งไปยังแฟกซ์ ในรุ่นส่วนใหญ่ จะอยู่ที่ด้านหลังของตัวเครื่อง ใส่กระดาษคว่ำหน้าลง หากคุณต้องการส่งหลายแผ่น ขั้นตอนอาจแตกต่างกันไปตามรุ่นแฟกซ์ มีเครื่องแฟกซ์ที่รองรับการส่งจำนวนมาก ซึ่งหมายความว่าตามกฎแล้วสามารถใส่ได้ถึง 10 หน้าในถาดป้อนเอกสาร หากเครื่องไม่รองรับการทำงานนี้ จะต้องใส่แผ่นงานทีละแผ่น หลังจากใส่เอกสารลงในแฟกซ์แล้ว จะมีเสียงบี๊บดังขึ้นหนึ่งครั้งและเอกสารจะถูกยึด
ขั้นตอนที่ 3
กดหมายเลขผู้รับของคุณ เมื่ออีกฝ่ายรับสาย แนะนำตัวเองและขอแฟกซ์ คำที่ใช้กันทั่วไปในการส่งแฟกซ์คือคำว่า "เริ่ม" จากนั้นคุณและผู้รับของคุณกดปุ่ม "เริ่ม" และแฟกซ์จะเริ่มส่ง อย่าวางสายจนกว่าแฟกซ์จะเสร็จ หากแฟกซ์ของผู้รับอยู่ในโหมดอัตโนมัติ ให้กดหมายเลขของเขา รอสัญญาณแฟกซ์ จากนั้นกด "เริ่ม"
ขั้นตอนที่ 4
หลังจากส่งเอกสารแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ติดต่อ" หรือโทรกลับไปที่หมายเลขอื่น หากผู้รับมีเครื่องอัตโนมัติ และถามว่าแฟกซ์สำเร็จหรือไม่ ข้อความนั้นไม่ชัดเจน หากผู้รับได้รับเอกสารคุณภาพต่ำ ให้ดำเนินการซ้ำตั้งแต่ต้น