หากคุณกำลังจะแฟกซ์จดหมาย ให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการในการเขียนจดหมาย เพื่อให้ผู้รับอ่านอ่านและไม่ส่งไปยังตะกร้ากระดาษเสียโดยตรง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เขียนจดหมายในโปรแกรมแก้ไขข้อความ MS Word หรือใช้เทมเพลตที่สามารถเลือกได้ใน MS Publisher (พร้อมโลโก้บริษัท) หากคุณกำลังจะส่งตาราง ก็สามารถใช้ MS EXEL ได้เช่นกัน รูปภาพต้องมีนามสกุล.jpgG
ขั้นตอนที่ 2
ขนาดของจดหมายมาตรฐานที่ส่งทางแฟกซ์คือหน้า A4 หนึ่งหน้า แบบอักษร - ขนาดอย่างน้อย 10 จุด ดังนั้นอย่ากระจายความคิดของคุณไปตามต้นไม้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องส่งจดหมายหลายหน้า และอย่าพยายามใส่ข้อมูลทั้งหมดที่คุณคิดว่าจำเป็นในหน้าเดียวโดยใช้ขนาดตัวอักษรที่ใกล้ศูนย์
ขั้นตอนที่ 3
มีความชัดเจนและรัดกุม หากผู้รับของคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ตารางข้อมูล รูปภาพ เขาจะไม่ลังเลที่จะแจ้งให้คุณทราบโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลที่ระบุไว้ในจดหมายของคุณ เขียนเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับอาจสนใจ หากมีการส่งคำขอถึงคุณ โปรดตอบกลับเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4
อย่าแทรกรูปภาพที่มีขนาดเล็กเกินไปหรือรูปภาพที่มีกราฟิกที่ซับซ้อนลงในข้อความ เพื่อที่ผู้รับของคุณจะไม่รู้สึกว่า "พร่ามัว" ของคุณ บริการ และบริษัทของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
ระบุที่อยู่ผู้รับแต่ละคนตามชื่อและนามสกุล แม้ว่าคุณจะส่งจดหมายทางแฟกซ์ก็ตาม อย่าลืมขอบคุณผู้รับที่อ่านจดหมายนี้ จากนั้นดำเนินการนำเสนอข้อมูลที่คุณมีเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของคุณ หรือคำตอบสำหรับคำถามของเขา
ขั้นตอนที่ 6
หากคุณมีส่วนร่วมในการส่งจดหมายเชิงพาณิชย์ พยายามดึงดูดความสนใจของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าด้วยราคาและส่วนลดสำหรับสินค้าหรือบริการของคุณ โดยเน้นให้เห็นเป็นภาพกราฟิก
ขั้นตอนที่ 7
เมื่อทำจดหมายเสร็จแล้ว โปรดแสดงความหวังสำหรับความร่วมมือเพิ่มเติม ระบุที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ / แฟกซ์ และอีเมลขององค์กรของคุณ (แม้ว่าคุณเคยระบุไว้ก่อนหน้านี้แล้วก็ตาม)