วิธีการโทรสารในการถ่ายโอนข้อมูลทำให้คุณสามารถส่งเอกสารได้ทันทีโดยใช้สายโทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ต แฟกซ์ถูกใช้ในงานขององค์กรพร้อมกับกระดาษและอีเมล
มันจำเป็น
- - คอมพิวเตอร์;
- - โปรแกรมแก้ไขข้อความ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มโปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อสร้างข้อความโทรสาร เปิดเอกสารใหม่ หากคุณใช้ Microsoft Word ให้เรียกใช้คำสั่ง "ไฟล์" - "ใหม่" - "จากเทมเพลต" เลือกจากเทมเพลต Fax Cover Page ที่คุณเลือก
ขั้นตอนที่ 2
หากคุณมี Word 2007 หรือใหม่กว่า ให้คลิกปุ่ม Office ที่มุมซ้ายบนของโปรแกรม จากนั้นคลิก ใหม่ แล้วเลือก แฟกซ์ จากรายการ เทมเพลตใบปะหน้าโทรสารที่มีให้ดาวน์โหลดจะแสดงที่ด้านขวาของหน้าต่าง เน้นเทมเพลตที่คุณต้องการ คลิกที่ปุ่ม "ดาวน์โหลด" กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่มีอยู่ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวที่องค์ประกอบของแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 3
ป้อนรายละเอียดแฟกซ์ของคุณ กรอกข้อมูลในฟิลด์ "ถึง" ป้อนชื่อบริษัท เช่นเดียวกับผู้รับแฟกซ์โดยตรง (ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อในคดี) จากนั้นป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่องถัดไป ป้อนวันที่ส่งข้อความของคุณ หากคุณต้องการสร้างแฟกซ์เพื่อตอบกลับจดหมายหรือแฟกซ์ ให้ป้อนวันที่และหมายเลขของเอกสารที่คุณกำลังตอบกลับในช่องตอบกลับ
ขั้นตอนที่ 4
กรอกข้อมูลในช่องจาก ในนั้น ให้ป้อนชื่อองค์กร ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของคุณ หากแฟกซ์ไม่ใช่ธุรกิจ แต่เป็นของส่วนตัว นามสกุล ชื่อและนามสกุลก็เพียงพอแล้ว จากนั้นป้อนหมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
หากจำเป็น ให้กรอกข้อมูลในช่อง "สำเนา" และ "ความคิดเห็น" อย่าลืมใส่จำนวนหน้าทั้งหมดของเอกสารที่คุณกำลังส่ง เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบว่าได้รับแผ่นงานทั้งหมดแล้ว กำหนดความเร่งด่วนในการส่งเอกสาร
ขั้นตอนที่ 6
กรอกข้อความในหน้าต่อไปนี้ของแฟกซ์ ขอแนะนำให้ใช้แบบอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าตัวอักษรอ่านง่ายเมื่อพิมพ์ เครื่องแฟกซ์บางเครื่องมีคุณภาพการพิมพ์ต่ำ
ขั้นตอนที่ 7
โปรดทราบว่าเอกสารนี้จะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายหากไม่มีลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้โทรสารเพื่อส่งข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทได้ ส่งแฟกซ์โดยใช้เครื่องแฟกซ์หรือโปรแกรมพิเศษ เช่น Venta Fax